[Tổng hợp] Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử VNPT-Invoice

Hoá đơn điện tử VNPT là giải pháp giúp cho các Tổ chức, Doanh nghiệp có thể phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hoá đơn điện tử thay thế cho việc phát hành và sử dụng hoá đơn giấy.

Lợi ích khi sử dụng hoá đơn điện tử VNPT

Tiết kiệm chi phí

• In hoá đơn: chỉ cần in hoá đơn trong trong trường hợp khách hàng yêu cầu sử dụng hoá đơn giấy.
• Phát hành hoá đơn đến khách hàng: được phát hành qua phương tiện điện tử thông qua Portal, Email.
• Lưu trữ hoá đơn: Lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí nhỏ.

Dễ dàng quản lý

• Thuận tiện hạch toán, kế toánm đối chiếu dữ liệu.
• Không xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hoá đơn.
• Đơn giản hoá việc quyết toán thuế của Tổ chức, Doanh nghiệp.
• Thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý thuế.

Thuận tiện sử dụng

• Phát hành nhanh chóng, theo lô lớn.
• Dễ dàng trong việc lưu trữ
• Đơn giản hoá việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hoá đơn.

An toàn, dễ khai thác dữ liệu

• Có tem chống giả QR code, Bar code…, đảm bảo an toàn cho các đơn vị tiếp nhận hoá đơn.
• Dễ dàng khai thác dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau

Với việc sử dụng hoá đơn điện tử khách hàng có thể rút ngắn thanh toán do việc lập, gửi/nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử. Thúc đẩy việc hiện đại hoá công tác quản trị doanh nghiệp.

I. Hệ thống phát hành hóa đơn điện tử thông qua website
- Giới thiệu tổng quan các danh mục, chức năng của web quản trị hệ thống hóa đơn điện tử VNPT.

II. Hướng dẫn khởi tạo quyết định và thông báo phát hành hóa đơn điện tử thông qua website

Phần này nhằm chuẩn bị giúp cho doanh nghiệp thông báo cho cơ quan thuế về việc phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử. Hiện tại, các doanh nghiệp phải thực hiện gửi quyết định phát hành và thông báo phát hành cho chi cục thuế nơi mình đăng ký bằng 2 hình thức:

    1. Gửi trực tiếp thông qua hệ thống website phát hành hóa đơn điện tử mà VNPT cung cấp.

    2. Gửi văn bản giấy lên cơ quan thuế. Website hỗ trợ in bản điện tử ra giấy, các doanh nghiệp chỉ việc ký đóng dấu rồi gởi cơ quan thuế là xong.

III. Hướng dẫn khởi tạo và thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Khi ký số người dùng ( kế toán viên) có thể dùng token ( chữ ký số) của VNPT hoặc của bất kỳ đơn vị cung cấp chữ ký số nào. Lưu ý, chữ ký số này phải được đăng ký với cơ quan thuế.

Ngoài ra, đối với hóa đơn điện tử: số hóa đơn chỉ tăng khi việc ký số thành công.

IV. Hướng dẫn khởi tạo danh mục hệ thống trên website quản trị hệ thống hóa đơn điện tử VNPT 

Để việc xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng một cách dễ dàng, yêu cầu phải thêm danh mục sản phẩm như Tên mặt hàng, giá, mã hàng.... và thông tin khách hàng. Hệ thống có quy định mẫu file theo định dạng mẫu để việc cập nhật danh sách sản phẩm , danh sách khách hàng được nhanh chóng và thuận tiện

V. Hướng dẫn khởi tạo, phát hành, tra cứu hóa đơn điện tử

Lưu ý: Số hóa đơn chỉ được cấp phát khi thao tác phát hành hóa đơn thành công ( ký số điện tử thành công).

Phương án ký số trên hóa đơn điện tử có 2 cách sau:

1. Ký số dùng USB-Token. Người dùng bắt buộc phải luôn mang theo thiết bị bên mình, Ký số lần lượt và tốc độ ký chậm, ~ 4-5 hóa đơn/phút, tại một thời điểm chỉ có 01 người sử dụng, không thể phân quyền rộng rãi và chi tiết cho từng bộ phận sử dụng. Phù hợp với doanh nghiệp có số lượng hóa đơn sử dụng hàng tháng ít. Lưu ý: có thể dùng USB-Token của tất cả các nhà cung cấp dịch vụ CA tại Việt Nam. Doanh nghiệp có thể đăng ký mới để chuyên ký số hóa đơn hoặc dùng chung USB-Token đang kê khai thuế điện tử để tiết kiệm chi phí.
2. Ký số dùng HSM ( Hardware Security Module). Ký số tập trung, người dùng không phải mang thiết bị ký số như USB Token.Nhiều bộ phận thực hiện ký số cùng lúc, phân quyền sử dụng cho các bộ phận liên quan dễ dàng. Ký số tốc độ cao & ký đồng thời đảm bảo nguyên tắc số hóa đơn liền dãy - liên tục theo trình tự thời gian, tốc độ lên đến 1,500 hóa đơn/giây. Phù hợp với doanh nghiệp có số lượng hóa đơn phát hành nhiều, đa điểm phát hành hóa đơn ( công ty có nhiều chi nhánh). 

VI. Hướng dẫn nghiệp vụ xử lý hóa đơn điện tử

Hướng dẫn người dùng xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hóa đơn như: lập hóa đơn thay thế, lập hóa đơn sửa đổi, hủy hóa đơn và các báo cáo liên quan thông qua website quản trị hệ thống hóa đơn điện tử VNPT-EINVOICE

VII. Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử

Hướng dẫn người dùng chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy khi người mua hàng yêu cầu hóa đơn giấy, có 2 hình thức in chuyển đổi hóa đơn từ hóa đơn điện tử như sau:

 1. Chuyển đổi để chứng minh nguồn gốc xuất xứ: Chỉ được chuyển đổi 1 lần duy nhất, doanh nghiêp phát hành hóa đơn phải in, ký, đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn chuyển đổi. Lưu ý, trên hóa đơn chuyển đổi có dòng chữ "Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử". Hóa đơn chuyển đổi để chứng mình nguồn gốc có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của nhà nước.

 2. Chuyển đổi để lưu trữ: Không giới hạn số lần chuyển đổi.

VIII. Hướng dẫn báo cáo thống kê