HIS 4.0Hướng dẫn Tiếp nhận bệnh nhân dành cho người dùng cuối

Nội dung chính

1. Giới thiệu và phạm vi 2. Màn hình và thao tác chung 3. Quy trình tiếp nhận chuẩn Tra cứu người bệnh Thông tin hành chính BHYT và quyền lợi Phiếu khám, phòng và công khám Lưu và xử lý cảnh báo 4. Số thứ tự và gọi số 5. Bệnh nhân hẹn khám 6. Đăng ký lịch khám 7. Thiết lập khung giờ 8. Import bệnh nhân hợp đồng 9. Danh sách đã tiếp nhận Đăng ký gói KCB Ký số và in phiếu Các thao tác hậu tiếp nhận 10. Chỉ số sinh tồn 11. Phiếu đã chỉ định 12. Quản lý thông tin BN 13. Xử lý tình huống 14. Checklist nhanh 15. Thuật ngữ

H004001 · Tài liệu vận hành tại quầy

Hướng dẫn sử dụng Tiếp nhận bệnh nhân

Hướng dẫn đầy đủ cho nhân viên tiếp đón, điều dưỡng và người dùng nghiệp vụ: từ tìm hồ sơ, nhập hành chính – BHYT, chọn phòng và công khám, lưu lượt, xử lý hẹn khám, import hàng loạt đến các thao tác sau tiếp nhận.

Phiên bản người dùng cuối 1.0Cập nhật 19/07/2026Mở trực tiếp trên ChromeKhông bao gồm nội dung kỹ thuật

Tiếp nhận một bệnh nhânQuy trình từ tra cứu đến lưu và in phiếu. Nhận bệnh nhân hẹnChọn lịch “Chưa đến khám” và chuyển sang tiếp nhận. Import hàng loạtKiểm tra file, sửa từng dòng và nhận kết quả riêng. Xử lý cảnh báoTra nhanh nguyên nhân và việc cần làm tiếp theo.

1. Giới thiệu và phạm vi sử dụng

Tài liệu này mô tả thao tác trên HIS 4.0 theo góc nhìn người dùng cuối. Tên nút, trường hoặc chức năng có thể được ẩn/hiện khác nhau giữa các cơ sở do phân quyền và thiết lập vận hành.

Điểm bắt đầuNgười bệnh đến quầy, được gọi từ hàng đợi, có lịch hẹn hoặc có dữ liệu import.

Điểm hoàn tấtLượt khám đã lưu, có phòng khám, công khám, số thứ tự và dữ liệu quyền lợi phù hợp.

Bước tiếp theoNgười bệnh vào danh sách chờ của phòng; người dùng có thể in, ký số, cập nhật hoặc điều phối theo quyền.

1.1. Đối tượng sử dụng

Vai trò	Công việc chính trong tài liệu	Lưu ý giới hạn
Nhân viên tiếp đón	Tìm người bệnh, nhập hành chính/BHYT, chọn yêu cầu khám, phòng, công khám, ưu tiên, lưu và in.	Không tự thay đổi tuyến hoặc mức hưởng khi không có căn cứ.
Điều dưỡng	Tiếp nhận, nhập sinh tồn, điều phối phòng, hỗ trợ gọi số và kiểm tra hồ sơ.	Chỉ sửa dữ liệu thuộc phạm vi được phân quyền.
Nhân viên KSK/hợp đồng	Import bệnh nhân, tạo hẹn hoặc tiếp nhận hàng loạt theo hợp đồng.	Phải xử lý kết quả theo từng dòng; không coi cả file đều thành công.
Người quản lý lịch	Đăng ký lịch bác sĩ, thiết lập khung giờ, bật/tắt slot và quản lý lịch hẹn.	Không xóa/sửa cấu hình đang được sử dụng nếu chưa kiểm tra ảnh hưởng.

1.2. Nguyên tắc bắt buộc

• Luôn tìm hồ sơ cũ trước khi tạo mới; không tạo người bệnh mới chỉ vì tìm lần đầu chưa thấy.
• Không dùng họ tên làm định danh duy nhất. Phải đối chiếu thêm ngày sinh, giới tính, CCCD, số điện thoại, mã bệnh nhân hoặc thẻ BHYT.
• Sau khi bấm Lưu, không bấm lặp liên tục. Nếu màn hình chậm hoặc mất kết nối, tra cứu danh sách trước khi thử lại.
• Cảnh báo có nút “Tiếp tục” không có nghĩa là được bỏ qua tùy ý. Chỉ xác nhận khi đã kiểm tra đủ căn cứ và chịu trách nhiệm theo quy trình cơ sở.
• Lỗi in, ký số hoặc gửi thông báo sau khi lưu không có nghĩa lượt tiếp nhận thất bại. Không tạo lại lượt chỉ để in lại.

Các chức năng có nhãn “Tùy cấu hình”Chỉ xuất hiện hoặc hoạt động khi cơ sở đã bật, có danh mục phù hợp và người dùng được cấp quyền. Nếu không thấy nút, hãy kiểm tra quyền hoặc liên hệ quản trị thay vì tự tìm đường thao tác thay thế.

2. Làm quen với màn hình và thao tác chung

2.1. Các khu vực chính

Khu vực	Mục đích	Cách dùng đúng
Tiếp nhận	Nhập mới hoặc cập nhật thông tin người bệnh và tạo lượt khám.	Luôn kiểm tra tên người bệnh đang hiển thị trước khi nhập.
Danh sách tiếp nhận	Tra cứu các lượt đã lưu và thực hiện thao tác hậu tiếp nhận.	Chọn đúng lượt khám, không chỉ đúng người bệnh.
Danh sách bệnh nhân hẹn khám	Tra cứu lịch hẹn và chuyển lịch đủ điều kiện sang màn Tiếp nhận.	Chỉ mở lịch có trạng thái “Chưa đến khám”.
Danh sách phiếu đã chỉ định	Xem phiếu và dịch vụ đã chỉ định của lượt đang chọn.	Kiểm tra đúng mã lượt/phòng trước khi xem hoặc in.
Thông tin sinh tồn	Nhập mạch, nhiệt độ, huyết áp, SpO₂, cân nặng, chiều cao…	Nhập đúng đơn vị đang hiển thị và xác minh người bệnh.

2.2. Phím tắt và nút thường dùng

Thao tác	Công dụng	Điểm cần kiểm tra
F3 / Tìm	Tìm theo mã bệnh nhân, mã bệnh án, CCCD, BHYT hoặc thông tin nhân thân.	Nếu có nhiều kết quả, so khớp tối thiểu 2–3 định danh trước khi chọn.
F4 / Lưu	Kiểm tra dữ liệu và tạo/cập nhật lượt khám.	Chỉ bấm một lần; chờ kết quả hoặc kiểm tra danh sách nếu bị gián đoạn.
F5 / Nhập mới	Xóa ngữ cảnh lượt hiện tại và đưa form về trạng thái nhập mới.	Đảm bảo dữ liệu chưa lưu không còn cần thiết; kiểm tra không còn BHYT/lịch hẹn của người trước.
Quét QR	Đọc CCCD, BHYT hoặc mã nhận diện được hỗ trợ.	Đối chiếu họ tên, ngày sinh và giấy tờ gốc sau khi hệ thống điền dữ liệu.
Gọi / Gọi lại	Phát lời mời người bệnh theo số thứ tự tại quầy.	Phải có số trong ô gọi; chọn đúng quầy và đúng người bệnh.

2.3. Quy tắc chuyển tab

• Khi mở người bệnh từ danh sách hẹn hoặc danh sách tiếp nhận, ngữ cảnh phải giữ đúng người bệnh và lượt khám.
• Không mở đồng thời nhiều người bệnh rồi nhập xen kẽ nếu màn hình không hiển thị rõ tab đang hoạt động.
• Nếu có dữ liệu chưa lưu, hãy lưu hoặc hủy rõ ràng trước khi chuyển sang hồ sơ khác.
• Sau khi dùng Nhập mới, kiểm tra lại đối tượng, BHYT, phòng và lịch hẹn; không sử dụng dữ liệu mặc định của lượt trước.

3. Quy trình tiếp nhận bệnh nhân chuẩn

1. Nhận diện

2. Hành chính

3. Đối tượng/BHYT

4. Yêu cầu & phòng

5. Kiểm tra, lưu

6. In & bàn giao

1. Nhận giấy tờ và xác định nguồn đến.
   Xác định người bệnh đến trực tiếp, có lịch hẹn, có dữ liệu hợp đồng/import, cấp cứu hay thuộc nhóm ưu tiên. Thu thập CCCD, BHYT, giấy chuyển tuyến và giấy tờ liên quan.
2. Tìm hồ sơ trước khi tạo mới.
   Ưu tiên mã bệnh nhân/mã bệnh án; nếu không có, dùng CCCD, thẻ BHYT, số điện thoại hoặc họ tên kết hợp ngày sinh và giới tính.
3. Chọn đúng hồ sơ hoặc xác nhận tạo mới.
   Nếu có nhiều hồ sơ gần giống, dừng để xác minh. Không gộp, ghi đè hoặc tạo thêm khi chưa làm rõ.
4. Kiểm tra và bổ sung hành chính.
   Rà soát họ tên, ngày/giờ sinh, giới tính, dân tộc, nghề nghiệp, quốc tịch, địa chỉ, liên hệ và người thân. Chọn giá trị từ danh mục thay vì gõ tự do nếu trường có danh sách.
5. Chọn đối tượng người bệnh.
   Chọn viện phí, BHYT, dịch vụ, hợp đồng, VIP hoặc đối tượng khác đang được cơ sở cho phép. Khi đổi đối tượng, rà soát lại toàn bộ vùng BHYT, công khám và loại thanh toán.
6. Nếu là BHYT, kiểm tra thẻ và quyền lợi.
   Kiểm tra mã thẻ, hiệu lực, nơi đăng ký ban đầu, tuyến, nơi sống, giấy chuyển tuyến, đủ 5 năm và đủ 6 tháng nếu có căn cứ.
7. Chọn yêu cầu khám, khoa/phòng và công khám.
   Chọn đúng chuyên khoa, dịch vụ/công khám và phòng đang nhận bệnh. Nếu có bảng tải phòng, ưu tiên điều phối theo quy định cơ sở.
8. Nhập thông tin bổ sung.
   Giờ tiếp nhận, lý do đến khám, cấp cứu/ưu tiên, công ty/hợp đồng, gói khám, nhận thuốc theo hẹn, bác sĩ hội chẩn hoặc thông tin chuyển tuyến nếu áp dụng.
9. Đọc lại bản tóm tắt trước lưu.
   Đọc lớn họ tên, năm sinh, đối tượng, phòng và công khám; đối chiếu thẻ/giấy tờ. Đây là bước ngăn nhầm người hiệu quả nhất.
10. Bấm F4/Lưu một lần.
    Xử lý lần lượt các cảnh báo. Với cảnh báo có thể xác nhận, chỉ tiếp tục sau khi đã kiểm tra căn cứ.
11. Xác nhận kết quả.
    Kiểm tra thông báo thành công, mã/lượt, phòng và số thứ tự. Nếu không chắc đã lưu, vào Danh sách tiếp nhận để tra trước khi bấm lại.
12. In và bàn giao.
    In phiếu nếu cần; hướng dẫn người bệnh đến đúng phòng, số thứ tự và quy trình thanh toán/đo sinh tồn theo cơ sở.

Dấu hiệu một lượt đã hoàn tấtNgười bệnh xuất hiện trong Danh sách tiếp nhận với đúng ngày, đối tượng, phòng/công khám và số thứ tự; lịch hẹn liên quan chuyển sang “Đã đến khám” nếu tiếp nhận từ lịch.

3.1. Tra cứu và nhận diện người bệnh

Thứ tự tìm kiếm khuyến nghị

1. Mã bệnh nhân hoặc mã bệnh án, nếu người bệnh đã có.
2. CCCD/CMND hoặc quét QR.
3. Mã thẻ BHYT.
4. Số điện thoại.
5. Họ tên + ngày/năm sinh + giới tính; có thể bổ sung địa chỉ.

Kết quả tìm	Cách xử lý	Không được làm
Chỉ có một hồ sơ và thông tin khớp	Chọn hồ sơ, kiểm tra dữ liệu mới nhất rồi tiếp tục.	Không tạo hồ sơ mới.
Nhiều hồ sơ gần giống	Đối chiếu CCCD, thẻ, ngày sinh, SĐT và lịch sử; nhờ đầu mối có quyền xử lý trùng nếu cần.	Không chọn theo họ tên בלבד; không tự gộp.
Không có kết quả	Kiểm tra loại tìm, bỏ khoảng trắng/gạch, tìm mở rộng và xác nhận phạm vi cơ sở; sau đó mới tạo mới.	Không bấm tạo mới ngay sau một lần tìm thất bại.
CCCD/SĐT/thẻ đã thuộc người khác	Dừng, kiểm tra giấy tờ gốc và hai hồ sơ; chuyển xử lý trùng theo quy trình.	Không ghi đè định danh; không yêu cầu tắt cảnh báo.

Khi quét CCCD hoặc BHYT

• Đặt con trỏ tại ô tìm kiếm chung hoặc ô quét phù hợp, sau đó quét mã.
• Chờ hệ thống nhận dạng loại mã; không quét liên tiếp nhiều lần.
• Đối chiếu họ tên, ngày sinh, giới tính, mã giấy tờ và địa chỉ với giấy tờ đang cầm.
• Nếu dữ liệu quét khác hồ sơ cũ, không tự ghi đè ngay; xác định dữ liệu nào mới hơn và thực hiện theo quyền cập nhật.
• Mã thẻ có dấu gạch hoặc khoảng trắng có thể được chuẩn hóa tự động, nhưng người dùng vẫn phải kiểm tra đủ ký tự và đúng người.

3.2. Nhập thông tin hành chính chi tiết

Các trường bắt buộc có thể thay đổi theo tuổi, đối tượng và thiết lập của cơ sở. Trường có danh mục phải được chọn từ danh sách; không chỉ gõ chữ rồi chuyển sang ô khác.

Nhóm định danh và nhân thân

Trường	Cách nhập	Kiểm tra và lưu ý
Họ và tên	Nhập đủ họ, tên đệm, tên theo giấy tờ.	Bắt buộc; hệ thống có thể tự chuyển chữ hoa. Giữ đúng dấu tiếng Việt, không thêm ký tự trang trí.
Ngày sinh / Năm sinh	Nhập ngày đầy đủ nếu có; chỉ dùng năm sinh khi không xác định ngày.	Không được lớn hơn ngày hiện tại hoặc thời điểm tiếp nhận; năm sinh không nhỏ hơn 1900.
Giờ sinh	Nhập giờ và phút theo giấy tờ đối với trẻ sơ sinh.	Có thể bắt buộc với trẻ tính tuổi theo ngày hoặc trẻ đến 28 ngày.
Tuổi / Đơn vị tuổi	Kiểm tra giá trị hệ thống tính từ ngày sinh.	Không sửa tuổi để thay cho sửa ngày sinh. Trẻ nhỏ có thể được tính theo ngày/tháng.
Giới tính	Chọn đúng giá trị từ danh sách.	Nếu dữ liệu BHYT và giấy tờ khác nhau, xác minh trước khi tiếp tục.
Dân tộc	Chọn từ danh mục.	Là dữ liệu bắt buộc trong luồng lưu; mã không còn hợp lệ phải chọn lại.
Quốc tịch	Chọn từ danh mục quốc gia.	Không nhập tên tự do nếu hệ thống yêu cầu mã danh mục.
Nghề nghiệp	Chọn nghề phù hợp.	Nếu mã cũ không còn hợp lệ, chọn lại; không để giá trị gõ dở.
CCCD/CMND	Nhập/quét đúng số trên giấy tờ.	CCCD thường gồm 12 chữ số; cảnh báo trùng phải được xác minh, không bỏ qua tùy ý.
Ngày cấp / Nơi cấp CCCD	Nhập theo giấy tờ khi màn hình hoặc mẫu import có các trường này.	Kiểm tra ngày cấp không bất hợp lý và nơi cấp không bị cắt mất nội dung.
Mã số thuế / Mã định danh khác	Nhập nếu nghiệp vụ hóa đơn, hợp đồng hoặc đơn vị yêu cầu.	Không dùng thay cho mã bệnh nhân.

Nhóm địa chỉ

1. Chọn Tỉnh/Thành phố. Khi đổi tỉnh, các lựa chọn cấp dưới có thể bị xóa để tránh giữ địa chỉ không còn phù hợp.
2. Chọn Quận/Huyện nếu màn hình có. Một số cơ sở sử dụng mô hình địa phương hai cấp; khi đó trường huyện có thể không hiển thị.
3. Chọn Xã/Phường. Phải thuộc đúng tỉnh/huyện đang chọn.
4. Nhập số nhà, đường/thôn/xóm. Không lặp lại tỉnh/xã nếu hệ thống tự ghép địa chỉ đầy đủ.
5. Đọc lại địa chỉ hoàn chỉnh. Nếu hệ thống tự nhận diện từ chuỗi, người dùng vẫn phải xác nhận danh mục được gán đúng.

Khi danh mục địa phương báo không hợp lệKhông gõ lại đúng chữ cũ rồi lưu. Hãy xóa giá trị, chọn lại từ danh sách; nếu không có địa phương cần dùng, liên hệ quản trị danh mục.

Nhóm liên hệ và người thân

Trường	Cách nhập	Lưu ý
Số điện thoại người bệnh	Nhập chuỗi số theo định dạng cơ sở; thường 10 chữ số.	Bỏ khoảng trắng và ký tự. Nếu trùng người khác, xác minh trường hợp số dùng chung gia đình.
Email	Nhập nếu có và nếu sử dụng cho nhắc lịch/thông báo.	Đọc lại chính tả; không tự tạo email giả để vượt trường bắt buộc.
Quan hệ người liên hệ	Chọn cha/mẹ/vợ/chồng/người giám hộ…	Đặc biệt quan trọng với trẻ em, người mất khả năng tự cung cấp thông tin.
Họ tên người liên hệ	Nhập đúng người có thể liên lạc.	Không điền lại tên bệnh nhân nếu người liên hệ là người khác.
SĐT người liên hệ	Nhập đúng định dạng, thường 10 chữ số.	Có thể bắt buộc theo tuổi hoặc tình trạng người bệnh.
Địa chỉ người liên hệ	Nhập khi khác địa chỉ người bệnh hoặc quy trình yêu cầu.	Không ghi thông tin nhạy cảm không liên quan.
Mã BHXH cha/mẹ	Nhập khi áp dụng cho trẻ em hoặc nghiệp vụ liên quan.	Thường là 10 chữ số; để trống nếu không bắt buộc và không có căn cứ.

Nhóm đơn vị công tác và nguồn khách Tùy cấu hình

• Nếu có “Loại đơn vị công tác” và “Đơn vị công tác”, chọn cấp cha trước rồi chọn đơn vị cụ thể.
• Khi đổi cấp cha, chọn lại đơn vị con; không giữ đơn vị thuộc nhóm cũ.
• Nguồn giới thiệu, công ty, hợp đồng, cán bộ ưu tiên, quân hàm hoặc thông tin HRM chỉ nhập khi có giấy tờ/căn cứ.
• Không dùng trường “Ghi chú” để thay cho danh mục bắt buộc.

3.3. Chọn đối tượng và nhập BHYT

3.3.1. Chọn đối tượng người bệnh

Đối tượng	Khi sử dụng	Việc phải rà soát sau khi chọn
Viện phí	Người bệnh tự chi trả hoặc không áp dụng quyền lợi BHYT.	Công khám, bảng giá, chính sách thu trước/thu sau và công nợ.
BHYT	Có thẻ hợp lệ và sử dụng quyền lợi bảo hiểm.	Thẻ, hiệu lực, nơi KCB ban đầu, tuyến, mức hưởng, giấy chuyển tuyến, 5 năm/6 tháng.
Dịch vụ/Yêu cầu/VIP	Khám theo dịch vụ hoặc chính sách riêng của cơ sở.	Công khám, phụ thu, phòng yêu cầu, gói/thẻ/voucher và loại thanh toán.
Hợp đồng/KSK	Người bệnh thuộc hợp đồng khám sức khỏe hoặc danh sách tổ chức.	Hợp đồng, công ty, gói khám, phòng và phạm vi chi trả.
Đối tượng khác	Miễn phí, BHTN hoặc nhóm riêng nếu cơ sở đã khai báo.	Giấy tờ chứng minh, loại thanh toán và điều kiện áp dụng.

Khi đổi đối tượngKhông chỉ đổi ô “Đối tượng”. Hãy kiểm tra lại vùng BHYT, yêu cầu khám, công khám, phòng, giá, loại thanh toán, gói và các cảnh báo lượt trùng. Dữ liệu của đối tượng trước không được giữ nếu không còn phù hợp.

3.3.2. Nhập và kiểm tra thẻ BHYT

1. Quét hoặc nhập mã thẻ. Có thể nhập mã in trên thẻ/VssID theo quy trình cơ sở. Hệ thống có thể tự bỏ dấu gạch và khoảng trắng.
2. Kiểm tra người trên thẻ. Đối chiếu họ tên, ngày sinh, giới tính và mã thẻ với người bệnh đang chọn.
3. Kiểm tra thời hạn. “Từ ngày” phải không sau “Đến ngày”; thẻ phải phù hợp với ngày tiếp nhận. Không tự kéo dài ngày khi thẻ hết hạn.
4. Chọn nơi đăng ký KCB ban đầu. Chọn đúng cơ sở ghi nhận trên thẻ/dữ liệu tra cứu.
5. Xác định tuyến và hình thức đến. Chọn đúng tuyến, cấp cứu, chuyển tuyến hoặc thông tuyến theo giấy tờ và quy định.
6. Nhập thông tin chuyển tuyến nếu có. Số giấy, nơi chuyển, ngày, lý do và chẩn đoán phải khớp giấy chuyển tuyến.
7. Chọn nơi sống/đối tượng sống nếu trường hiển thị. Chỉ chọn theo thông tin có căn cứ; trường này có thể ảnh hưởng cách xác định quyền lợi.
8. Kiểm tra mốc 5 năm và 6 tháng. Chỉ đánh dấu/nhập ngày khi có xác nhận hợp lệ. Có mốc 6 tháng thì phải có mốc đủ 5 năm phù hợp.
9. Kiểm tra mức hưởng và mã đối tượng KCB. Nếu hệ thống báo không khớp, không sửa tay để vượt cảnh báo; rà lại thẻ, tuyến, cấp cứu, nơi sống và giấy chuyển.

3.3.3. Giải thích các trường BHYT thường gặp

Trường	Ý nghĩa sử dụng	Điều cần tránh
Mã thẻ	Nhận diện thẻ và nhóm quyền lợi.	Không dùng mã thẻ của người khác; không bỏ qua cảnh báo trùng.
Từ ngày / Đến ngày	Khoảng hiệu lực thẻ tại thời điểm tiếp nhận.	Không đảo hai ngày; không nhập ngày tương lai không có căn cứ.
Nơi KCB ban đầu	Cơ sở đăng ký ban đầu của người tham gia.	Không chọn theo nơi đang khám nếu khác nơi trên thẻ.
Tuyến	Phân loại đúng tuyến, trái tuyến, chuyển tuyến, thông tuyến hoặc trường hợp đặc biệt.	Không chọn chỉ để đạt mức hưởng cao hơn.
Mức hưởng	Tỷ lệ hệ thống xác định theo thẻ và hoàn cảnh tiếp nhận.	Không tự sửa khi chưa làm rõ dữ liệu nguồn.
Đủ 5 năm	Mốc tham gia BHYT đủ 5 năm liên tục.	Không đánh dấu chỉ vì trên thẻ có dòng chữ nhưng ngày không phù hợp.
Hưởng đồng chi trả/6 tháng	Thông tin xác nhận đủ điều kiện liên quan đồng chi trả.	Không nhập khi thiếu chứng từ hoặc thiếu mốc 5 năm.
Thẻ tạm / Giữ thẻ	Áp dụng theo quy trình đặc biệt của cơ sở.	Không sử dụng như cách bỏ qua kiểm tra thẻ.
Địa chỉ BHYT	Địa chỉ theo dữ liệu thẻ tại thời điểm tiếp nhận.	Không mặc nhiên thay địa chỉ thường trú trong hồ sơ gốc.

3.3.4. Cảnh báo BHYT và cách xử lý

Cảnh báo	Việc cần làm	Khi nào được tiếp tục
Thẻ không hợp lệ/hết hạn	Quét hoặc nhập lại; kiểm tra thời hạn, đầu thẻ và người trên thẻ.	Chỉ khi có dữ liệu hợp lệ hoặc chuyển đúng đối tượng theo quy trình.
Không kết nối được cổng BHXH	Giữ dữ liệu đang nhập, thử lại; nếu vẫn lỗi, theo quy trình ngoại tuyến được cơ sở phê duyệt.	Chỉ theo quyền và quy trình ngoại tuyến; không khẳng định đã xác minh quyền lợi.
Trùng thẻ với người bệnh khác	Dừng, so giấy tờ và hai hồ sơ; chuyển xử lý trùng.	Sau khi xác định đúng chủ thẻ và xử lý hồ sơ theo thẩm quyền.
Đang điều trị/đã khám trong ngày	Mở danh sách lượt hiện có, kiểm tra trạng thái, khoa và đối tượng.	Chỉ khi nghiệp vụ cho phép tiếp nhận thêm và người dùng có căn cứ xác nhận.
Còn thuốc đang sử dụng	Kiểm tra đơn/lần cấp thuốc trước và giải thích cho người bệnh.	Theo chính sách cơ sở và loại cảnh báo; không bỏ qua nếu hệ thống chặn.
Có dấu hiệu lạm dụng thẻ	Đối chiếu lịch sử, cơ sở, thời gian, chẩn đoán/tình trạng và giấy tờ.	Chỉ khi xác minh không phải lạm dụng hoặc có lý do nghiệp vụ được ghi nhận.
Mã đối tượng KCB không khớp	Kiểm tra tuyến, nơi sống, cấp cứu, thẻ tạm, giấy chuyển và đối tượng.	Sau khi hệ thống tính lại và không còn sai lệch.

Không suy diễn mức hưởngCấp cứu hoặc ưu tiên có thể làm thay đổi điều phối và thứ tự, nhưng không tự động có nghĩa người bệnh được hưởng 100%. Hệ thống cần đủ dữ liệu thẻ, tuyến, hình thức đến, nơi sống và các căn cứ liên quan.

3.4. Lập phiếu khám, chọn phòng và công khám

Vùng Phiếu khám xác định người bệnh sẽ được tiếp nhận lúc nào, vì lý do gì, vào phòng nào, sử dụng công khám nào và có thuộc diện ưu tiên/gói/hợp đồng hay không.

3.4.1. Trình tự nhập khuyến nghị

1. Kiểm tra thời gian tiếp nhận. Dùng thời gian hiện tại hoặc thời gian được phép sửa theo quy trình. Không để thời gian tiếp nhận trước/sau bất hợp lý so với lịch hẹn hoặc các mốc khám.
2. Chọn hình thức vào. Khám thường, cấp cứu, hẹn khám, chuyển tuyến hoặc hình thức khác theo danh mục cơ sở.
3. Nhập lý do khám/yêu cầu khám. Chọn dịch vụ/công khám phù hợp chuyên khoa và đối tượng.
4. Chọn khoa và phòng khám. Phòng phải thuộc khoa phù hợp, đang hoạt động và nhận đúng đối tượng.
5. Kiểm tra giá/loại thanh toán. Đặc biệt khi đổi giữa viện phí, BHYT, dịch vụ, hợp đồng hoặc VIP.
6. Nhập các cờ bổ sung. Ưu tiên, mua dịch vụ, nhận thuốc theo hẹn, khám giám định, HIV/AIDS, hội chẩn, công ty hoặc gói khám nếu áp dụng.
7. Kiểm tra số thứ tự/phòng. Nếu hệ thống tự sinh, không nhập đè. Nếu cơ sở dùng số thủ công, kiểm tra không trùng.

3.4.2. Giải thích trường trên Phiếu khám

Trường/nhóm	Cách sử dụng	Điểm kiểm soát
Thời gian tiếp nhận	Ghi thời điểm người bệnh được tiếp nhận vào hệ thống.	Không nhập thời gian tương lai hoặc đảo trình tự với thời gian khám.
Hình thức vào/đến	Chọn khám thường, cấp cứu, chuyển tuyến, hẹn khám…	Cấp cứu phải phù hợp lý do và hồ sơ; không dùng chỉ để vượt cảnh báo.
Lý do khám	Nhập ngắn gọn lý do đến cơ sở.	Không thay thế chẩn đoán chuyên môn nếu chưa được bác sĩ xác định.
Yêu cầu khám/Công khám	Chọn dịch vụ khám phù hợp đối tượng và chuyên khoa.	Là trường bắt buộc; khi đổi phải tải lại phòng phù hợp.
Phòng khám	Chọn phòng đang nhận bệnh và đúng chuyên khoa.	Là trường bắt buộc; không giữ phòng cũ sau khi đổi yêu cầu khám.
Phòng khám sức khỏe	Chọn phòng dùng cho KSK khi chức năng tương ứng được bật.	Phải phù hợp hợp đồng/gói và loại khám.
Cấp cứu	Đánh dấu khi đúng tình trạng và hình thức tiếp nhận.	Kiểm tra tương quan với tuyến/lý do; có thể ảnh hưởng hàng đợi nhưng không mặc nhiên thay quyền lợi.
Ưu tiên	Chọn theo diện ưu tiên có căn cứ hoặc để hệ thống tự xác định theo tuổi.	Không đánh dấu theo yêu cầu miệng khi không đủ điều kiện.
Mua dịch vụ/Thẻ/Gói/Voucher	Chọn khi người bệnh sử dụng quyền lợi dịch vụ hoặc gói được cấp.	Kiểm tra hiệu lực, số lượng còn lại và phạm vi dịch vụ.
Công ty/Hợp đồng/VIP	Liên kết lượt với đơn vị hoặc chính sách thanh toán.	Chọn đúng công ty/hợp đồng còn hiệu lực; không dùng hợp đồng của đơn vị khác.
Nhận thuốc theo hẹn	Đánh dấu khi người bệnh đến nhận thuốc theo lịch.	Nhập nơi lĩnh thuốc/giấy xác nhận nếu màn hình yêu cầu.
Bác sĩ hội chẩn	Chọn khi có chỉ định/quy trình hội chẩn.	Không chọn như bác sĩ khám chính nếu hai trường có ý nghĩa khác nhau.
Ghi chú	Ghi thông tin nghiệp vụ bổ sung không có trường riêng.	Không ghi mật khẩu, dữ liệu thừa hoặc dùng ghi chú để lách trường bắt buộc.

3.4.3. Chọn phòng theo tải bệnh nhân Tùy cấu hình

Nếu cửa sổ chọn phòng hiển thị tổng số bệnh nhân, sử dụng số liệu để điều phối:

• Phòng có tổng số bằng 0 hoặc thấp nhất có thể được tô màu xanh.
• Phòng có tổng số cao nhất và lớn hơn 0 có thể được tô màu đỏ.
• Các phòng còn lại hiển thị màu thông thường; danh sách có thể sắp theo tổng số tăng dần rồi theo tên phòng.

Màu sắc chỉ hỗ trợ điều phốiVẫn phải kiểm tra đúng chuyên khoa, lịch hoạt động, đối tượng nhận và hướng dẫn chuyên môn. Không chuyển người bệnh sang phòng ít người nhưng không phù hợp.

3.5. Lưu tiếp nhận và xử lý thông báo

3.5.1. Checklist trước khi bấm Lưu

• Đúng người bệnh; không còn nghi ngờ trùng hồ sơ.
• Họ tên, ngày/năm sinh, giới tính, dân tộc và đối tượng đã đủ.
• CCCD, SĐT và địa chỉ đã được xác minh nếu có.
• Nếu BHYT: thẻ, hiệu lực, nơi KCB ban đầu, tuyến, giấy chuyển và mức hưởng đã được kiểm tra.
• Yêu cầu khám, phòng, công khám và loại thanh toán phù hợp.
• Ưu tiên/cấp cứu/hẹn khám/hợp đồng/gói được chọn đúng căn cứ.
• Không có dữ liệu của người bệnh trước còn sót trên form.

3.5.2. Khi bấm F4/Lưu

1. Bấm F4 hoặc Lưu một lần.
2. Nếu hệ thống đánh dấu trường thiếu, nhập/chọn đúng trường rồi lưu lại.
3. Nếu xuất hiện cảnh báo về lượt đang điều trị, thẻ, nợ tiền, công suất hoặc lịch sử bất thường, đọc hết nội dung trước khi chọn.
4. Với thông báo chặn, sửa dữ liệu hoặc xử lý nghiệp vụ liên quan; không tìm cách vòng qua.
5. Với thông báo cho phép xác nhận, kiểm tra bằng chứng, ghi lý do nếu hệ thống yêu cầu, sau đó mới tiếp tục.
6. Chờ thông báo kết quả; không đổi tab hoặc nhấn lưu lặp trong khi đang xử lý.

3.5.3. Các nhóm kiểm tra thường gặp

Nhóm kiểm tra	Ví dụ	Hướng xử lý
Thiếu/bất hợp lệ hành chính	Thiếu họ tên, dân tộc; ngày sinh tương lai; CCCD/SĐT sai định dạng.	Sửa đúng trường được tô/focus; chọn lại danh mục nếu mã không hợp lệ.
BHYT	Thẻ sai/hết hạn, ngày hiệu lực sai, thiếu giấy chuyển, 5 năm/6 tháng không khớp.	Đối chiếu thẻ/cổng/giấy tờ; sửa đúng dữ liệu hoặc chuyển đúng đối tượng.
Trùng lượt/trạng thái	Đã khám trong ngày, đang điều trị, đang chờ nhập khoa.	Mở danh sách lượt hiện có; chỉ tạo thêm khi quy trình cho phép.
Phòng và công khám	Thiếu phòng, phòng không hoạt động, công khám không phù hợp.	Chọn lại yêu cầu khám và phòng; kiểm tra đối tượng/bảng giá.
Tài chính	Nợ lần trước, công khám đã thu/chưa thu, vượt chính sách tiếp nhận.	Kiểm tra màn viện phí hoặc chuyển bộ phận có thẩm quyền; xác nhận chỉ khi được phép.
Công suất	Phòng đạt ngưỡng bệnh nhân BHYT hoặc không còn khả năng nhận.	Điều phối sang phòng phù hợp hoặc thực hiện theo quyết định của người có thẩm quyền.
Lạm dụng/thuốc còn dùng	Có lịch sử khám/cấp thuốc cần xác minh.	Đối chiếu thông tin chi tiết; ghi nhận quyết định tiếp tục nếu được phép.

3.5.4. Sau khi báo thành công

• Kiểm tra mã người bệnh/mã lượt nếu hiển thị, phòng và số thứ tự.
• Vào Danh sách tiếp nhận để xác nhận dòng mới nếu màn hình không tự làm mới.
• Nếu tiếp nhận từ lịch hẹn, kiểm tra lịch đã chuyển “Đã đến khám”.
• In phiếu đăng ký, phiếu hành chính hoặc giấy cần thiết theo quy trình.
• Hướng dẫn người bệnh thanh toán, đo sinh tồn hoặc đến phòng đúng thứ tự.

Trường hợp mất kết nối hoặc không rõ đã lưuKhông bấm Lưu lại ngay. Hãy tra theo mã bệnh nhân, CCCD, ngày tiếp nhận và phòng trong Danh sách tiếp nhận. Nếu đã có lượt, dùng lượt đó; nếu chưa có và đã xác minh chắc chắn, mới thực hiện lại.

4. Số thứ tự, hàng đợi và gọi số

4.1. Phân biệt các loại số

Loại số	Ý nghĩa với người dùng	Khi thay đổi
Số thứ tự tiếp nhận/tổng	Số gắn với lượt trong ngày tại cơ sở.	Thường được tạo khi lưu lượt mới.
Số thứ tự phòng khám	Thứ tự người bệnh được gọi tại phòng cụ thể.	Có thể được sinh lại khi đổi phòng.
Số ưu tiên	Dải số hoặc cờ dùng cho người bệnh ưu tiên.	Theo tuổi, diện ưu tiên hoặc thiết lập cơ sở.
Trạng thái hàng đợi	Phản ánh đang chờ, đã gọi, gọi lại hoặc chuyển phòng tùy hệ thống hàng đợi.	Thay đổi khi gọi số/đổi phòng/thực hiện thao tác điều phối.

4.2. Khi số thứ tự được tạo tự động

• Không nhập đè số nếu hệ thống tự sinh.
• Trẻ dưới 6 tuổi hoặc người từ 80 tuổi trở lên có thể được tự đưa vào nhóm ưu tiên, tùy thiết lập.
• Một số cơ sở tách dải số thường và ưu tiên, hoặc reset dải theo buổi sáng/chiều.
• Nếu đổi phòng, kiểm tra cả số mới và trạng thái hàng đợi cũ; không đưa người bệnh dùng số của phòng trước.
• Nếu hệ thống báo trùng số, tải lại danh sách hoặc để hệ thống sinh lại; không ép lưu cùng số.

4.3. Gọi và gọi lại tại quầy

1. Nhập hoặc chọn số cần gọi. Ô số không được để trống.
2. Kiểm tra loa/quầy. Đảm bảo đang thao tác tại đúng quầy tiếp nhận.
3. Chọn Gọi. Hệ thống phát lời mời theo số đang nhập.
4. Chọn Gọi lại. Dùng khi người bệnh chưa xuất hiện hoặc cần mời lần nữa.
5. Xác minh bằng nhân thân. Khi người bệnh đến quầy, hỏi họ tên và năm sinh; không chỉ dựa vào số.

Lưu ý vận hành hiện tạiNếu ô số trống, hệ thống yêu cầu nhập số; người dùng không nên giả định nút Gọi sẽ tự lấy người bệnh tiếp theo. Việc cập nhật hàng đợi phòng khám có thể là chức năng riêng tùy môi trường.

5. Danh sách bệnh nhân hẹn khám và tiếp nhận từ lịch

5.1. Mục đích và trạng thái

Màn hình dùng để tìm lịch, nhắc lịch, xác định người bệnh đã đến và chuyển dữ liệu lịch sang Tiếp nhận.

Trạng thái	Ý nghĩa	Thao tác được phép
Chưa đến khám	Lịch hợp lệ, chưa tạo lượt tiếp nhận.	Có thể mở sang Tiếp nhận; sửa/hủy theo quyền và quy trình.
Đã đến khám	Lịch đã được dùng để tạo lượt thành công.	Tra cứu; không tiếp nhận lại từ cùng lịch.
Đã hủy	Lịch không còn hiệu lực.	Không chuyển sang Tiếp nhận.
Quá hẹn	Đã qua thời gian hẹn theo cách phân loại của cơ sở.	Xử lý theo quy trình đổi lịch/tiếp nhận trực tiếp; không tự đổi trạng thái.

5.2. Tra cứu lịch

• Khoảng ngày thường mặc định là ngày hiện tại và lọc theo ngày hẹn khám.
• Có thể lọc theo mã đăng ký, họ tên, CCCD, thẻ BHYT, SĐT, phòng, kênh và trạng thái.
• Các kênh có thể gồm Portal, DrCare, Tổng đài, Xử trí HIS, Import hẹn khám và Khác.
• Danh sách ưu tiên lịch “Chưa đến khám”, sau đó theo thời gian hẹn tăng dần; lịch đặt sớm hơn đứng trước khi trùng giờ.
• Lịch import chưa liên kết hồ sơ có thể chưa tìm được bằng mã bệnh nhân; hãy dùng CCCD, BHYT, SĐT hoặc mã đăng ký.
• Xuất Excel phải phản ánh đúng bộ lọc đang hiển thị; kiểm tra phạm vi dữ liệu trước khi lưu/chia sẻ file.

5.3. Chuyển lịch sang Tiếp nhận

1. Lọc và chọn đúng lịch. Kiểm tra ngày hẹn, giờ hẹn, phòng, dịch vụ/công khám và kênh đăng ký.
2. Kiểm tra trạng thái. Chỉ tiếp tục khi lịch là “Chưa đến khám”.
3. Nhấp đúp dòng lịch. Màn Tiếp nhận mở và điền dữ liệu lịch; thao tác này chưa đánh dấu người bệnh đã đến.
4. Tra cứu lại người bệnh. Nếu lịch có CCCD/BHYT/SĐT, dùng các thông tin đó để tìm hồ sơ cũ; không tạo mới khi lịch đã gắn một hồ sơ hiện hữu.
5. Kiểm tra dữ liệu được điền. Họ tên, ngày/năm sinh, giới tính, địa chỉ, liên hệ, BHYT, đối tượng, yêu cầu khám và phòng.
6. Bổ sung dữ liệu bắt buộc. Chọn lại danh mục nếu lịch chỉ lưu mã/chữ; xác minh thẻ và quyền lợi ở thời điểm đến.
7. Lưu tiếp nhận. Chỉ khi lưu thành công, lịch mới chuyển sang “Đã đến khám”.
8. Làm mới danh sách. Lịch không còn nằm trong bộ lọc “Chưa đến khám”; lượt mới xuất hiện trong Danh sách tiếp nhận.

5.4. Các trường hợp đặc biệt

Tình huống	Kết quả đúng	Người dùng cần làm
Mở lịch rồi đóng tab, chưa lưu	Lịch vẫn “Chưa đến khám”.	Có thể mở lại; không tạo lượt mới.
Lưu bị lỗi	Không tạo lượt; lịch không chuyển trạng thái.	Sửa lỗi rồi lưu lại; kiểm tra danh sách trước khi retry nếu mất kết nối.
Lưu thành công nhưng màn hình mất kết nối	Có thể lượt đã tồn tại và lịch đã “Đã đến khám”.	Tải lại cả Danh sách tiếp nhận và Danh sách hẹn trước khi thử lại.
Hai quầy cùng mở một lịch	Chỉ nên có một lượt.	Quầy lưu sau phải kiểm tra trạng thái/lượt hiện có; không cố tạo thêm.
Lịch chỉ có năm sinh	Vẫn hiển thị được người bệnh.	Xác minh ngày sinh; chỉ bổ sung ngày khi có căn cứ.
Lịch từ DrCare	Dữ liệu hẹn được quản lý như lịch thông thường khi đã vào HIS.	Giữ đúng mã lịch, phòng/dịch vụ; xác nhận đến chỉ sau khi lưu lượt.

Phân biệt “Ngày hẹn khám” và “Ngày đặt lịch”Ngày hẹn là ngày người bệnh dự kiến đến khám; ngày đặt lịch là thời điểm lịch được tạo. Khi lọc hoặc giải thích cho người bệnh, không dùng hai mốc thay thế nhau.

6. Đăng ký lịch khám của bác sĩ

Chức năng này lập lịch làm việc/khám của bác sĩ theo phòng và khoảng thời gian. Đây không phải là lịch hẹn của một bệnh nhân cụ thể.

6.1. Thêm lịch mới

1. Mở chức năng Đăng ký lịch khám. Kiểm tra cơ sở/đơn vị đang làm việc.
2. Chọn Từ ngày và Đến ngày. Đến ngày phải bằng hoặc sau Từ ngày.
3. Chọn phòng khám. Chỉ chọn phòng đang được phép dùng cho đăng ký lịch.
4. Chọn bác sĩ/y sĩ. Đảm bảo đúng cán bộ và đúng phòng/chuyên khoa.
5. Nhập Từ giờ và Đến giờ. Giờ bắt đầu phải trước giờ kết thúc.
6. Nhập ghi chú nếu cần. Ví dụ phạm vi khám hoặc lưu ý ca trực, không ghi dữ liệu nhạy cảm.
7. Kiểm tra trùng. Nếu hệ thống báo lịch trùng, xem lịch hiện có và điều chỉnh ngày/giờ/phòng/bác sĩ.
8. Lưu. Hệ thống tạo lịch cho từng ngày trong khoảng đã chọn; nếu một ngày lỗi, cần kiểm tra kết quả trước khi tiếp tục.

6.2. Xem, sửa và xóa lịch

Thao tác	Cách thực hiện	Kiểm soát
Xem ngày khám	Lọc theo bác sĩ/phòng/khoảng ngày rồi chọn ngày.	Phân biệt lịch làm việc với lịch hẹn bệnh nhân.
Xem chi tiết	Chọn dòng lịch để xem phòng, bác sĩ, thời gian và ghi chú.	Kiểm tra đúng ngày trước khi sửa.
Sửa	Chọn lịch, điều chỉnh thông tin rồi Lưu.	Không chọn sang bản ghi khác trong khi đang sửa; tránh tạo trùng.
Hủy nhập	Dùng nút Hủy/Đặt lại để trả form về ban đầu.	Kiểm tra dữ liệu chưa lưu sẽ bị bỏ.
Xóa	Chọn lịch, bấm Xóa và xác nhận.	Kiểm tra ảnh hưởng đến lịch hẹn/đặt chỗ nếu cơ sở có liên thông.

6.3. Các lỗi nhập thường gặp

• Thiếu một trong các trường: Từ ngày, Đến ngày, Phòng khám, Bác sĩ, Từ giờ, Đến giờ.
• Đến ngày trước Từ ngày hoặc khoảng ngày không hợp lệ.
• Giờ bắt đầu bằng/sau giờ kết thúc.
• Lịch đã tồn tại cho cùng bác sĩ, phòng và khoảng thời gian.
• Phòng hoặc bác sĩ không còn hoạt động/không thuộc phạm vi được chọn.

Quan hệ giữa các chức năng lịchLịch bác sĩ cho biết cán bộ làm việc tại phòng nào; Khung giờ xác định mẫu các mốc thời gian; Lịch hẹn gắn một người bệnh cụ thể vào ngày/giờ/phòng. Không thay đổi một loại lịch với kỳ vọng hai loại còn lại tự đổi nếu môi trường chưa có liên thông.

7. Thiết lập khung giờ khám

Chức năng tạo một mẫu thời gian gồm khoảng sáng, khoảng chiều, thời lượng trung bình cho một người bệnh và danh sách các mốc được sinh tự động. Chức năng này không tự xác định ngày, bác sĩ hay phòng.

7.1. Các trường trên form

Trường	Cách chọn	Quy tắc
Bắt đầu sáng	Chọn trong danh sách mốc buổi sáng, thường từ 07:00.	Phải trước Kết thúc sáng.
Kết thúc sáng	Chọn mốc kết thúc, có thể đến 12:00.	Mốc kết thúc là biên, không nhất thiết là một slot.
Bắt đầu chiều	Chọn mốc buổi chiều, thường từ 13:00.	Phải trước Kết thúc chiều.
Kết thúc chiều	Chọn mốc kết thúc, có thể đến 18:00.	Mốc kết thúc là biên.
Phút trung bình/BN	Chọn một giá trị như 5, 10, 15, 20, 25 hoặc 30 phút.	Quyết định bước nhảy giữa các slot.
Loại khám	Chọn Hẹn khám mới, Khám bệnh hoặc Hẹn khám theo danh mục.	Phải chọn; không dùng ghi chú thay loại.
Ghi chú	Nhập mô tả khi cần.	Nên dưới 1.000 ký tự; tránh nội dung không liên quan.

7.2. Thêm cấu hình

1. Chọn đủ bốn mốc giờ. Kiểm tra cả sáng và chiều, kể cả khi cơ sở chỉ khai thác một buổi.
2. Chọn thời lượng trung bình. Cân nhắc thực tế khám; thời lượng quá ngắn làm slot dày hơn.
3. Chọn loại khám và nhập ghi chú.
4. Bấm Lưu. Hệ thống kiểm tra trùng cấu hình và thứ tự giờ.
5. Chọn dòng vừa tạo. Kiểm tra danh sách mốc chi tiết đã sinh.

Ví dụ sinh slotKhoảng sáng 07:00–09:00, thời lượng 30 phút sẽ tạo 07:00, 07:30, 08:00 và 08:30. Mốc 09:00 là giờ kết thúc nên không được tạo thành slot.

Kiểm tra slot cuốiNếu khoảng giờ không chia hết cho thời lượng, slot cuối có thể bắt đầu trước giờ kết thúc nhưng kết thúc sau biên. Ví dụ 07:00–07:30 với 20 phút có thể xuất hiện 07:20. Người dùng quản lý lịch phải kiểm tra danh sách chi tiết và tắt slot không phù hợp.

7.3. Sửa, bật/tắt và xóa

Thao tác	Hướng dẫn	Ảnh hưởng cần biết
Sửa cấu hình	Chọn dòng, sửa mốc/thời lượng/loại rồi Lưu.	Danh sách slot cũ có thể được thay bằng bộ slot mới; kiểm tra lại toàn bộ trạng thái sử dụng.
Bật/tắt cấu hình cha	Chọn cấu hình và đổi trạng thái sử dụng.	Trạng thái này có thể áp xuống tất cả slot con.
Bật/tắt từng slot	Chọn chi tiết, bật hoặc tắt mốc cần dùng.	Nếu sau đó đổi trạng thái cấu hình cha, lựa chọn riêng có thể bị ghi đè.
Xóa	Chọn cấu hình và xác nhận xóa.	Cấu hình biến khỏi danh sách hoạt động; cần kiểm tra lịch đã đặt có bị ảnh hưởng.
Tìm kiếm	Lọc theo giờ sáng/chiều, phút/BN, loại khám, ghi chú hoặc trạng thái.	Chọn đúng cấu hình trước khi xem chi tiết.

8. Import bệnh nhân hợp đồng và tiếp nhận hàng loạt

8.1. Phân biệt ba chế độ

Chế độ	Kết quả sau xử lý	Khi sử dụng
Chỉ import bệnh nhân	Tạo/cập nhật hồ sơ người bệnh và thông tin BHYT nếu phù hợp; chưa tạo lượt khám.	Nạp danh sách nền trước khi người bệnh đến hoặc trước bước tiếp nhận.
Import bệnh nhân hẹn khám	Tạo lịch “Chưa đến khám”; người bệnh sẽ được tiếp nhận sau từ Danh sách hẹn.	Danh sách hẹn KSK/hợp đồng/import cần quản lý lịch trước.
Tiếp nhận hàng loạt	Tạo đầy đủ lượt, phòng, công khám và số thứ tự cho từng dòng hợp lệ.	Người bệnh đã có mặt và đủ điều kiện tiếp nhận theo lô.

Không nhầm ba chế độ“Chỉ import” không đưa người bệnh vào hàng đợi. “Import hẹn khám” chưa tạo hồ sơ/lượt đầy đủ cho người đến. Chỉ “Tiếp nhận hàng loạt” mới tạo ngữ cảnh khám ngay.

8.2. Chuẩn bị file

• Dùng đúng file mẫu do hệ thống/cơ sở cung cấp; không đổi tên cột hoặc thứ tự nếu mẫu quy định cố định.
• Không thêm công thức, macro, liên kết ngoài hoặc định dạng phức tạp.
• Kiểm tra mã danh mục: giới tính, dân tộc, nghề nghiệp, quốc gia, tỉnh/xã.
• Chuẩn hóa ngày sinh/ngày hẹn; không trộn nhiều định dạng trong một cột.
• Kiểm tra CCCD, số điện thoại, thẻ BHYT; không để Excel tự mất số 0 đầu.
• Nếu mẫu có Ngày cấp CCCD/Nơi cấp CCCD, nhập đúng cột và kiểm tra sau khi nạp.
• Loại bỏ dòng trống, dòng tiêu đề phụ hoặc tổng cộng cuối file.

8.3. Trường dữ liệu trong lưới

Nhóm	Dữ liệu thường bắt buộc	Dữ liệu bổ sung
Nhận diện	Mã BN nếu đã có, họ tên, ngày/năm sinh, giới tính, CCCD theo mẫu.	SĐT, email, mã đăng ký.
Danh mục	Nghề nghiệp, dân tộc, quốc gia, tỉnh/xã.	Đơn vị công tác, nguồn khách.
Địa chỉ/liên hệ	Địa chỉ và địa phương theo yêu cầu mẫu.	Người thân, SĐT người thân, nơi làm việc.
Nghiệp vụ	Loại khám; đối tượng; yêu cầu khám, phòng khi tiếp nhận/hẹn.	Hợp đồng, công ty, ngày/giờ hẹn, ghi chú.
BHYT	Loại BHYT/đối tượng khi dùng BHYT.	Mã thẻ, hiệu lực, nơi KCB ban đầu, địa chỉ BHYT.

8.4. Nạp và kiểm tra file

1. Chọn loại khám/chế độ. Việc này quyết định các trường bắt buộc và kết quả tạo ra.
2. Chọn hợp đồng nếu áp dụng. Hợp đồng phải đúng loại khám và còn hiệu lực.
3. Chọn file Excel. Nếu báo sai mẫu/định dạng, không cố đổi đuôi file; dùng lại mẫu chuẩn.
4. Chờ dựng lưới tạm. Chưa có dữ liệu nào được ghi chỉ vì file đã hiển thị.
5. Đọc cột Ghi chú. Dòng lỗi thường được tô đỏ và ghi rõ thiếu trường, trùng hoặc mã danh mục không tồn tại.
6. Sửa dữ liệu nguồn hoặc trên lưới nếu được phép. Với lỗi hàng loạt, sửa file và nạp lại sẽ an toàn hơn.
7. Chọn các dòng cần xử lý. Tick checkbox từng dòng hoặc chọn tất cả dòng hợp lệ.
8. Kiểm tra lại ngữ cảnh. Khi đổi công khám/yêu cầu khám, chọn lại phòng. Khi nạp file khác, kiểm tra tập checkbox đã được reset.

8.5. Thực hiện theo từng chế độ

A. Chỉ import bệnh nhân

1. Chọn chế độ Import bệnh nhân.
2. Chọn file, sửa hết lỗi bắt buộc và chọn các dòng hợp lệ.
3. Kiểm tra mã người bệnh: có mã/định danh thì hệ thống có thể cập nhật hồ sơ hiện hữu; không có thì có thể tạo mới.
4. Bấm Import bệnh nhân, xác nhận.
5. Đọc kết quả từng dòng; ghi lại mã bệnh nhân của dòng thành công.
6. Không kỳ vọng dòng này xuất hiện trong Danh sách tiếp nhận vì chưa có lượt khám.

B. Import bệnh nhân hẹn khám

1. Chọn loại Import bệnh nhân hẹn khám; hợp đồng có thể không bắt buộc tùy quy trình.
2. Chọn yêu cầu khám, phòng, đối tượng và ngày/giờ hẹn.
3. Chọn các dòng hợp lệ và thực hiện import hẹn.
4. Mỗi dòng thành công tạo một lịch ở trạng thái Chưa đến khám.
5. Vào Danh sách bệnh nhân hẹn khám, lọc kênh Import để kiểm tra.
6. Khi người bệnh đến, nhấp đúp lịch, kiểm tra hành chính/BHYT rồi lưu Tiếp nhận.

C. Tiếp nhận hàng loạt

1. Chọn hợp đồng/loại khám, yêu cầu khám, phòng và đối tượng.
2. Chọn chỉ các dòng đã đủ hành chính và danh mục.
3. Bấm Tiếp nhận; đọc hộp xác nhận và đồng ý khi đúng số lượng.
4. Chờ hệ thống trả kết quả từng dòng. Dòng này có thể thành công trong khi dòng khác thất bại.
5. Đối với dòng thành công, kiểm tra mã người bệnh, số thứ tự, phòng và lượt.
6. Đối với dòng lỗi, giữ nguyên Ghi chú, sửa rồi gửi lại chỉ dòng thất bại.
7. Kiểm tra ngẫu nhiên Danh sách tiếp nhận và tổng số thành công trước khi kết thúc.

8.6. Đọc kết quả và xử lý một phần thành công

Kết quả dòng	Ý nghĩa	Hành động
Thành công	Dòng đã được ghi theo chế độ đã chọn.	Không gửi lại; lưu mã/lượt được trả về và kiểm tra danh sách đích.
Thất bại – thiếu dữ liệu	Dòng chưa được ghi.	Sửa trường được báo, chọn lại dòng và thử riêng.
Thất bại – danh mục	Mã nghề/dân tộc/quốc gia/địa phương/phòng… không hợp lệ.	Chọn mã đúng trong danh mục; không chỉ sửa cách viết tên.
Thất bại – trùng	Có hồ sơ/lịch/lượt có khả năng đã tồn tại.	Tra cứu trước; gắn đúng hồ sơ cũ hoặc loại dòng khỏi batch.
Không rõ kết quả do mất kết nối	Có thể một số dòng đã ghi.	Tra theo mã/CCCD và xem danh sách đích; không gửi lại cả file.

8.7. Xóa dữ liệu lưới

Nút Xóa dữ liệu lưới chỉ làm sạch dữ liệu tạm đang hiển thị. Khi được hỏi xác nhận:

• Chọn Hủy nếu còn cần kiểm tra hoặc xuất lỗi.
• Chọn Đồng ý để xóa lưới tạm và chọn file mới.
• Thao tác này không xóa các hồ sơ, lịch hoặc lượt đã được ghi thành công.

9. Danh sách bệnh nhân đã tiếp nhận

Đây là bàn làm việc sau tiếp nhận. Mọi thao tác áp dụng lên lượt khám đang chọn, không phải mặc nhiên áp dụng lên toàn bộ hồ sơ người bệnh.

9.1. Lọc và chọn lượt

Bộ lọc	Mục đích	Lưu ý
Từ ngày – Đến ngày	Giới hạn khoảng tiếp nhận.	Tuân thủ số ngày tối đa; kiểm tra đang lọc theo ngày tiếp nhận, không nhầm ngày ra viện.
Đối tượng	Lọc BHYT, viện phí và nhóm khác.	Khi người bệnh đổi đối tượng, chọn đúng lượt cần xem.
Phòng khám	Giới hạn theo phòng.	Phòng phải thuộc phạm vi cơ sở/quyền người dùng.
Trạng thái khám	Phân biệt mới tiếp nhận, đang khám, kết thúc/đã xử trí.	Trạng thái quyết định thao tác được phép.
Trạng thái CLS	Chưa thực hiện, đang thực hiện, đã có kết quả.	Có thể làm thay đổi điều kiện đổi phòng/xóa.
Kênh đăng ký	Phân biệt quầy, trực tuyến, DrCare, import…	Dùng để kiểm tra nguồn lượt, không thay cho đối tượng.
Hình thức xử trí	Tìm theo kết quả/xử trí của lượt.	Chỉ có sau khi khám hoặc khi dữ liệu đã được cập nhật.

1. Thiết lập bộ lọc và bấm Tìm/Làm mới.
2. Đối chiếu họ tên, mã BN, thời gian, phòng, đối tượng và trạng thái.
3. Chọn đúng một dòng. Nếu không chọn dòng, các nút phụ thuộc lượt phải bị khóa hoặc báo lỗi.
4. Sau mỗi thao tác, tải lại danh sách và kiểm tra trạng thái mới.

9.2. Phân biệt các trạng thái

• Trạng thái lượt: mới tiếp nhận, đang khám, kết thúc hoặc đã xử trí.
• Trạng thái CLS: chưa có, đang thực hiện, có kết quả; không đồng nghĩa trạng thái lượt.
• Trạng thái thanh toán: chưa thu/đã thu; ảnh hưởng đổi công khám/phòng.
• Trạng thái ký số: chưa ký, đã ký, đã hủy ký.
• Trạng thái điều trị ngoại trú: có/không có hồ sơ điều trị và có đủ điều kiện xóa hay không.

9.3. Đăng ký gói khám chữa bệnh Tùy cấu hình

Gói KCB là tập dịch vụ/định mức được đăng ký cho người bệnh và gắn với hồ sơ khám hiện tại. “Đã có gói ở người bệnh” chưa đủ; hồ sơ/lượt đang dùng phải được liên kết đúng gói.

1. Chọn đúng lượt trong Danh sách tiếp nhận. Đối chiếu người bệnh và hồ sơ.
2. Mở Khác → Đăng ký gói KCB. Nếu không thấy nút, kiểm tra quyền và việc cơ sở có bật chức năng.
3. Chọn gói. Kiểm tra tên, đối tượng áp dụng, cơ sở, thời hạn, loại gói, giá và trạng thái hoạt động.
4. Xem thành phần. Kiểm tra dịch vụ, số lượng/định mức, loại giá và điều kiện giảm giá.
5. Xác nhận đăng ký cho hồ sơ hiện tại. Không chọn nhầm hồ sơ khác của cùng người bệnh.
6. Kiểm tra sau lưu. Khi chỉ định theo gói, danh sách phải chỉ ra đúng dịch vụ thuộc gói và số lượng còn lại.

Khi sử dụng dịch vụ trong gói

• Chọn chế độ/danh sách dịch vụ theo gói nếu màn chỉ định có.
• Không chọn dịch vụ ngoài gói rồi yêu cầu tính vào gói.
• Nếu dịch vụ đã hết định mức, thực hiện theo hướng dẫn: chọn dịch vụ thường hoặc điều chỉnh gói theo thẩm quyền.
• Số lượng còn lại được xác định từ dịch vụ đã phát sinh; hủy/chuyển dịch vụ có thể cần cập nhật lại.
• Giá/giảm giá phải được kiểm tra trên màn chi phí; không chỉ dựa vào mô tả gói.

Đổi hoặc hủy gói

• Không xóa/hủy khi đã có chỉ định, thanh toán hoặc hồ sơ khóa mà chưa làm quy trình hoàn tác.
• Không xóa lịch sử dịch vụ đã sử dụng.
• Nếu hệ thống báo hồ sơ đang gắn gói khi xóa điều trị/hồ sơ, vào chức năng gán gói để xử lý theo quyền.
• Nếu có nhiều gói cùng hoạt động, dừng và yêu cầu bộ phận quản lý kiểm tra; không tự chọn ngẫu nhiên.

9.4. Ký số, hủy ký và in phiếu

Ký số phiếu khám

1. Chọn đúng lượt và kiểm tra phiếu/mẫu cần ký.
2. Kiểm tra người ký có quyền và phương tiện/chứng thư ký đang sẵn sàng.
3. Xem trước nội dung: người bệnh, mã lượt, phòng, STT, đối tượng, thời gian và người lập.
4. Chọn Ký số phiếu khám và chờ kết quả.
5. Chỉ coi là hoàn tất khi trạng thái phiếu chuyển sang đã ký; lỗi ký không được đánh dấu thành công.

Hủy ký số

1. Chọn phiếu đã ký của đúng lượt.
2. Chọn Hủy ký số; nhập lý do nếu quy trình yêu cầu.
3. Xác nhận. Hủy ký không đồng nghĩa xóa phiếu.
4. Nếu báo “chưa ký hoặc đã hủy trước đó”, tải lại trạng thái và không thực hiện lặp.
5. Kiểm tra dấu vết người hủy/thời gian theo quyền xem.

In phiếu khám / phiếu hành chính

1. Chọn lượt và loại phiếu.
2. Xem trước; phân biệt bản dự thảo, bản đã ký và bản sau hủy ký.
3. Kiểm tra họ tên, ngày sinh, CCCD/BHYT, mã/lượt, phòng, STT, đối tượng, bác sĩ và thời gian.
4. Chọn máy in/số bản rồi in.
5. Nếu in lỗi, sửa kết nối/mẫu/quyền và in lại từ lượt đã có; không tiếp nhận lại.

9.5. Các thao tác hậu tiếp nhận

Chức năng	Thao tác	Điều kiện/chú ý
Cập nhật thời gian khám	Chọn lượt → mở Cập nhật thời gian khám → nhập thời gian → Lưu.	Không để khám trước tiếp nhận hoặc kết thúc trước bắt đầu; hồ sơ khóa có thể không cho sửa.
Xóa bệnh nhân điều trị	Chọn lượt → kiểm tra điều kiện xóa → xác nhận → xóa.	Đây là xóa liên kết/hồ sơ điều trị ngoại trú, không xóa người bệnh. Kết quả CLS, thuốc, phiếu, thanh toán, xử trí, ký/duyệt hoặc gói có thể chặn.
Chụp ảnh bệnh nhân	Chọn lượt → mở chụp ảnh → chụp/chọn ảnh → kiểm tra → tải lên.	Xin đồng ý theo quy trình; đúng người; đúng loại ảnh; đúng định dạng/dung lượng. Upload lỗi thì không coi là đã lưu.
Thông tin chuyển tuyến	Chọn lượt → mở Thông tin chuyển tuyến → xem/nhập nơi, tuyến, số giấy, thời gian, chẩn đoán, lý do.	Không tự suy mức hưởng chỉ vì có giấy; phải đối chiếu đầy đủ.
Đổi công khám/phòng khám	Chọn lượt → mở Đổi CK/PK → chọn công/phòng mới → kiểm tra → xác nhận.	Thường bị chặn khi đã thanh toán; kết quả CLS/dịch vụ phát sinh có thể hạn chế. Kiểm tra giá, STT và hàng đợi sau đổi.
Thêm chỉ số sinh tồn	Chọn lượt → mở Thông tin sinh tồn.	Không nhập trực tiếp trên lưới; bảo đảm đúng lượt/phòng.

Về thao tác xóaKhông bao giờ hiểu “Xóa bệnh nhân điều trị” là xóa hồ sơ gốc của người bệnh. Nếu có ràng buộc thuốc, CLS, thanh toán, chữ ký, phiếu hoặc gói, phải xử lý theo quy trình hoàn tác và đúng quyền.

10. Nhập và quản lý chỉ số sinh tồn

10.1. Trước khi nhập

• Đúng người bệnh, đúng lượt khám và đúng phòng đăng ký.
• Thiết bị đo hoạt động và đã ổn định.
• Người bệnh được đo theo quy trình chuyên môn phù hợp.
• Biết đơn vị đang hiển thị trên form; không tự quy đổi nếu không được hướng dẫn.
• Kiểm tra lượt đã có sinh tồn từ quầy khác hoặc DrCare/thiết bị hay chưa.

10.2. Các trường dữ liệu

Chỉ số	Cách nhập	Kiểm tra
Hình thức đo	Chọn nguồn/cách đo nếu trường hiển thị.	Phân biệt nhập tay, thiết bị hoặc nguồn liên thông khi có.
Cân nặng	Nhập số theo đơn vị trên màn hình.	Không nhập 0 nếu cơ sở không cho phép; chú ý cân nặng trẻ em có thể có trường riêng.
Chiều cao	Nhập số theo đơn vị hiển thị.	Không nhập 0/giá trị chữ; cần để hệ thống tính BMI.
BMI	Thường được tính tự động từ cân nặng và chiều cao.	Không tính khi thiếu/0/sai đơn vị; kiểm tra lại hai số đầu vào nếu BMI bất hợp lý.
Nhiệt độ	Nhập kết quả đo và đúng đơn vị.	Cảnh báo bất thường không tự sửa số đo; đo lại nếu nghi sai.
Mạch	Nhập nhịp đo được.	Không nhập ký tự; xử lý cảnh báo theo chuyên môn.
Huyết áp cao/thấp	Nhập tâm thu và tâm trương vào đúng ô.	Không đảo hai giá trị; nếu tâm trương lớn hơn tâm thu, kiểm tra lại.
SpO₂	Nhập tỷ lệ theo thiết bị.	Không vượt phạm vi hợp lý; đo lại khi tín hiệu kém.
Nhịp thở	Nhập số lần/phút theo màn hình.	Không nhập đơn vị vào ô số.
Vòng tay/thông tin khác	Nhập khi form và quy trình yêu cầu.	Không thay cho chỉ số chính.

10.3. Thêm hoặc cập nhật

1. Mở từ lượt đang chọn. Có thể vào từ Danh sách tiếp nhận bằng “Thêm chỉ số sinh tồn”.
2. Kiểm tra dữ liệu hiện có. Nếu đã có số đo, xác định đây là sửa số cũ hay lần đo mới theo quy trình cơ sở.
3. Nhập các chỉ số. Dùng phím Tab theo thứ tự, tránh nhầm huyết áp cao/thấp.
4. Đọc cảnh báo. Giá trị 0 hoặc bất thường có thể bị chặn/cảnh báo tùy thiết lập.
5. Kiểm tra BMI. Nếu tự tính, đối chiếu cân nặng và chiều cao.
6. Lưu. Chờ thông báo; tải lại để xác nhận dữ liệu hiện tại.

10.4. Quy tắc nhập lại Tùy cấu hình

• Một số cơ sở chỉ cho nhập một lần hoặc yêu cầu quyền đặc biệt khi nhập lại.
• Nếu bị chặn, không thay đổi một giá trị nhỏ chỉ để hệ thống cho lưu; yêu cầu người có quyền xử lý.
• Nếu sửa số đo, cần biết giá trị cũ có được lưu lịch sử hay chỉ cập nhật số hiện tại; tuân thủ quy trình ghi nhận của cơ sở.
• Không bấm lưu lặp khi mất kết nối; tải lại lượt để kiểm tra.

10.5. Sinh tồn từ DrCare/thiết bị Tùy tích hợp

Khi cơ sở đã liên thông, chỉ số có thể được gửi tự động vào lượt khám. Người dùng cần:

• Xác nhận số đo thuộc đúng người bệnh, đúng lượt và đúng thời điểm.
• Kiểm tra đơn vị và nguồn; không nhập lại chỉ vì chưa thấy ngay—hãy làm mới trước.
• Nếu chỉ một số chỉ số xuất hiện, không giả định các số còn lại bằng 0.
• Nếu dữ liệu tự động bất thường, đo/đối chiếu lại và xử lý theo quy trình; không tự sửa để làm mất dấu số đo nguồn.
• Khi nghi gửi trùng hoặc gửi nhầm, dừng cập nhật và báo hỗ trợ với mã BN, thời gian đo và phòng; không chia sẻ dữ liệu nhạy cảm ngoài kênh được phép.

11. Danh sách phiếu đã chỉ định

11.1. Mục đích

Xem các phiếu/dịch vụ đã được chỉ định cho lượt khám đang chọn, phục vụ theo dõi trạng thái, xem và in theo quyền.

1. Chọn người bệnh/lượt. Đối chiếu mã lượt và phòng.
2. Mở Danh sách phiếu đã chỉ định. Hệ thống tải các loại phiếu/tab người dùng được phép xem.
3. Chọn loại phiếu. Phân biệt phiếu tổng với từng dòng dịch vụ.
4. Kiểm tra trạng thái. Thanh toán, thực hiện, có kết quả và hủy là các trạng thái khác nhau.
5. Xem/in/thao tác. Nút hiển thị phụ thuộc loại phiếu, trạng thái và quyền.

11.2. Nguyên tắc an toàn

• Không trộn phiếu giữa nhiều lượt của cùng một người bệnh.
• Không coi “đã thanh toán” đồng nghĩa “đã thực hiện” hoặc “đã có kết quả”.
• Không thao tác trên dịch vụ đã hủy.
• Khi quay lại từ Tiếp nhận, không đổi người bệnh nếu chưa kiểm tra ngữ cảnh.
• Nếu có kết quả từ hệ thống ngoài/DrCare, phải khớp đúng bệnh án, mẫu và dịch vụ; không nhập kết quả vào dòng gần giống.

12. Quản lý và xem thông tin hành chính người bệnh

Màn hình thông tin tổng hợp giúp xem nhân thân, BHYT, lịch sử khám, điều trị và chi phí theo từng hồ sơ/lượt. Cần phân biệt dữ liệu hồ sơ gốc với dữ liệu lịch sử đã chốt tại thời điểm khám.

12.1. Các khối thông tin

Khối	Nội dung	Cách đọc đúng
Tóm tắt	Họ tên, ngày sinh/tuổi, giới tính, đối tượng, tuyến, thẻ, ưu tiên/cấp cứu, trạng thái.	Thông tin BHYT chỉ hiện khi lượt thuộc BHYT.
Hành chính	Mã BA, mã BN, nghề nghiệp, địa chỉ, SĐT.	Đối chiếu theo hồ sơ/lượt đang xem.
BHYT	Mã thẻ, mức hưởng, thời hạn, nơi KCB ban đầu, 5 năm/đồng chi trả, địa chỉ.	Thẻ hiển thị có thể là thẻ theo lượt hoặc thẻ mới nhất tùy thiết lập.
Liên hệ	Quan hệ, họ tên, địa chỉ, SĐT người liên hệ.	Không sử dụng dữ liệu lịch sử để cập nhật người liên hệ hiện tại mà chưa xác minh.
Khám bệnh	Yêu cầu khám, phòng, nhận thuốc theo hẹn, nơi lĩnh thuốc, giấy xác nhận, hội chẩn, chẩn đoán.	Nếu đổi công khám, phải hiển thị công khám sau đổi.
Lịch sử khám	Phòng, bác sĩ, thời gian tiếp nhận/bắt đầu/kết thúc, xử trí, trạng thái.	Có thể có nhiều lần vào cùng phòng; đọc theo từng lượt.
Điều trị	Vào/ra khoa, ngày ra viện, số ngày điều trị, số vào viện, mã điều trị, khoa/phòng/giường, kết quả/xử trí.	Không sửa từ màn xem nếu không có chức năng và quyền.
Chi phí	Tổng chi phí, BH trả, BN trả, tạm ứng, miễn giảm, đã thanh toán, chênh lệch.	Dùng số do chức năng viện phí tính; không tự cộng trên màn hình.

12.2. Cập nhật thông tin

1. Chọn đúng hồ sơ/lượt. Việc cập nhật hồ sơ gốc không được làm sai lịch sử của lượt cũ.
2. Kiểm tra trạng thái duyệt BHYT. Nếu đã duyệt/khóa bảo hiểm, nút Cập nhật có thể bị khóa hoặc cảnh báo.
3. Mở Cập nhật. Hệ thống chuyển sang chức năng sửa hành chính theo quyền.
4. Sửa đúng dữ liệu và căn cứ. Định danh quan trọng như họ tên, ngày sinh, giới tính, CCCD cần được kiểm soát chặt.
5. Lưu và quay lại. Tải lại màn tổng hợp; kiểm tra dữ liệu hiện tại và không kỳ vọng chứng từ lịch sử đã ký tự đổi.

Dữ liệu có tính thời điểmThẻ BHYT, địa chỉ, giới tính hoặc thông tin hành chính trong một bệnh án cũ có thể là ảnh chụp tại thời điểm khám. Sửa hồ sơ hiện tại không được làm thay đổi cách hiển thị của hồ sơ lịch sử đã chốt.

12.3. Đọc khối chi phí

• Tổng chi phí không phải lúc nào cũng bằng số người bệnh phải trả.
• BH trả và BN trả phải lấy từ kết quả tính viện phí theo quyền lợi và dịch vụ.
• Chênh tạm ứng – phải nộp có thể âm; không sửa dấu để làm “dễ nhìn”.
• BN cần thanh toán phải khớp với màn viện phí tại cùng thời điểm.

13. Xử lý lỗi, cảnh báo và tình huống thường gặp

Mục này ưu tiên hành động người dùng cần làm. Khi liên hệ hỗ trợ, cung cấp mã BN/mã lượt, thời gian, phòng, người thao tác và ảnh thông báo; không gửi mật khẩu hoặc toàn bộ dữ liệu nhạy cảm qua kênh không được phép.

Hiện tượng	Kiểm tra ngay	Cách xử lý an toàn
Không tìm thấy người bệnh	Loại tìm kiếm; dấu gạch/khoảng trắng; phạm vi cơ sở; mã/CCCD/thẻ/SĐT.	Tìm mở rộng bằng 2–3 tiêu chí. Chỉ tạo mới sau khi loại trừ hồ sơ cũ.
CCCD trùng hồ sơ khác	Hai hồ sơ, giấy tờ gốc, ngày sinh, địa chỉ, lịch sử.	Dừng và chuyển quy trình xử lý trùng; không tắt cảnh báo hoặc ghi đè.
SĐT đã dùng cho người khác	Có phải số gia đình/người liên hệ chung không.	Xác minh; giữ đúng ý nghĩa SĐT của người bệnh và người liên hệ.
Mã dân tộc/nghề/quốc tịch/địa phương không hợp lệ	Giá trị có được chọn từ danh sách không.	Xóa và chọn lại danh mục. Nếu không có, báo quản trị cập nhật.
Ngày sinh/giờ sinh không hợp lệ	Ngày tương lai; năm trước 1900; trẻ sơ sinh thiếu giờ.	Đối chiếu giấy tờ và nhập lại; không sửa tuổi thay cho ngày.
Thẻ BHYT không hợp lệ/hết hạn	Mã thẻ, hiệu lực, chủ thẻ, nơi KCB ban đầu.	Tra/quét lại; nếu không dùng BHYT, chuyển đúng đối tượng theo quy trình, không kéo dài ngày thẻ.
Không kết nối cổng BHXH	Kết nối, thời gian chờ, thao tác đã gửi chưa.	Giữ form, thử lại; nếu kéo dài, dùng quy trình ngoại tuyến được phê duyệt.
Đã khám trong ngày/đang điều trị	Danh sách lượt, trạng thái, khoa, đối tượng, ngày giờ.	Chọn lượt hiện có hoặc xử lý tiếp nhận thêm theo chính sách; không lưu lặp.
Nợ viện phí	Số nợ/lượt phát sinh; chế độ cảnh báo hay chặn.	Chuyển kiểm tra viện phí; chỉ xác nhận tiếp tục khi có quyền/căn cứ.
Phòng đạt công suất	Tải phòng, phòng thay thế phù hợp, diện cấp cứu.	Điều phối sang phòng phù hợp hoặc xin quyết định theo thẩm quyền.
Thiếu Yêu cầu khám/Phòng	Trường có bị khóa nhưng rỗng không; đã đổi đối tượng/công khám chưa.	Chọn lại yêu cầu rồi chọn phòng; không chỉ gõ chữ vào ô danh mục.
Lưu báo thành công nhưng không thấy danh sách	Bộ lọc ngày, phòng, trạng thái, đối tượng; mã lượt.	Tìm lại bằng định danh và mở rộng bộ lọc. Không bấm Lưu lại trước khi xác minh.
Mất kết nối khi lưu	Danh sách tiếp nhận và lịch hẹn liên quan.	Xác định lượt đã tồn tại hay chưa; chỉ retry sau khi chắc chắn chưa tạo.
Không in được	Lượt đã lưu; mẫu in; máy in; quyền; trạng thái ký.	Khắc phục và in lại từ lượt đã có; không tạo lại lượt.
Ký số thất bại	Phiếu, quyền/chứng thư, kết nối dịch vụ, nội dung.	Giữ trạng thái chưa ký; thử lại sau khi xử lý nguyên nhân.
Không hủy ký được	Phiếu có chữ ký hay đã hủy; quyền/lý do.	Tải lại trạng thái; không xóa phiếu thay cho hủy ký.
Không đổi phòng/công khám	Thanh toán, CLS, dịch vụ/phiếu đã phát sinh, trạng thái khám.	Thực hiện hoàn tác đúng quy trình hoặc yêu cầu người có quyền; không sửa trực tiếp dữ liệu liên quan.
Không xóa điều trị ngoại trú	CLS, thuốc/vật tư, phiếu điều trị, thanh toán, chữ ký, gói, khóa/duyệt.	Xử lý từng ràng buộc theo nghiệp vụ; không bỏ qua bước kiểm tra.
Sinh tồn bị chặn nhập lại	Đã có số đo; người dùng có quyền sửa; cấu hình nhập một lần.	Không đổi số để vượt chặn; xin quyền hoặc làm quy trình sửa có kiểm soát.
Sinh tồn tự động thiếu/mâu thuẫn	Đúng lượt, nguồn, thời gian, đơn vị; đã làm mới chưa.	Đo/đối chiếu lại; không nhập đè vội; báo hỗ trợ khi nghi gửi nhầm.
Import có dòng đỏ	Cột Ghi chú, trường thiếu, mã danh mục, trùng.	Sửa từng dòng; chỉ gửi các dòng hợp lệ.
Import một phần thành công	Tổng số thành công/thất bại và mã trả về mỗi dòng.	Không gửi lại toàn bộ file; thử lại riêng các dòng thất bại.
Lịch hẹn không mở được	Trạng thái có phải Chưa đến khám; lịch đã hủy/đã đến không.	Không tiếp nhận lại; tra lượt đã có hoặc xử lý đổi/hủy theo quyền.
Gói không cho chọn dịch vụ	Gói hoạt động, đúng hồ sơ, dịch vụ thuộc gói, số lượng còn lại.	Chọn dịch vụ thường khi hết định mức hoặc liên hệ quản lý gói; không đổi lịch sử sử dụng.

13.1. Phân loại tình trạng và quyết định tiếp theo

Thời điểm lỗi	Dấu hiệu	Người dùng nên làm
Trước khi lưu	Form còn mở, trường bị đánh dấu, chưa có thông báo thành công.	Giữ form, sửa đúng lỗi rồi lưu lại.
Đang lưu, nhận lỗi rõ	Thông báo thất bại/chặn; không có lượt mới.	Sửa nguyên nhân; có thể thử lại sau khi kiểm tra danh sách.
Mất kết nối, không rõ kết quả	Không có thông báo cuối; màn hình đứng/đóng.	Tra cứu trước khi retry; nhờ hỗ trợ kiểm tra nếu vẫn không xác định.
Sau khi đã lưu	Lượt có trong danh sách nhưng in/ký/hàng đợi/tích hợp lỗi.	Giữ lượt, thực hiện lại riêng tác vụ sau lưu.

13.2. Thông tin cần cung cấp cho hỗ trợ

• Họ tên đã che bớt nếu gửi ngoài kênh nội bộ; mã bệnh nhân/mã lượt.
• Ngày giờ xảy ra, cơ sở, quầy/phòng và tài khoản thao tác.
• Tên chức năng, nút vừa bấm và các bước ngắn để tái hiện.
• Toàn bộ nội dung thông báo hoặc ảnh chụp màn hình có che dữ liệu nhạy cảm.
• Đã tra cứu thấy lượt/hẹn/phiếu hay chưa sau sự cố.
• Các yếu tố liên quan: BHYT, hợp đồng, gói, thanh toán, ký số, DrCare/thiết bị.

14. Checklist thao tác nhanh

14.1. Tiếp nhận trực tiếp tại quầy

• Nhận giấy tờ và hỏi nguồn đến/cấp cứu/ưu tiên/hẹn.
• Tìm hồ sơ cũ bằng mã, CCCD, BHYT hoặc SĐT.
• Xác minh tối thiểu họ tên + ngày sinh + một định danh khác.
• Kiểm tra hành chính và địa chỉ.
• Chọn đối tượng; nếu BHYT, kiểm tra thẻ/tuyến/quyền lợi.
• Chọn yêu cầu khám, phòng, công khám và loại thanh toán.
• Nhập ưu tiên/cấp cứu/gói/hợp đồng nếu có căn cứ.
• Đọc lại tóm tắt; bấm Lưu một lần.
• Kiểm tra mã/lượt/phòng/STT; in và hướng dẫn người bệnh.

14.2. Tiếp nhận từ lịch hẹn

• Lọc đúng ngày/kênh/phòng; chọn lịch Chưa đến khám.
• Nhấp đúp và giữ đúng mã lịch.
• Tìm lại hồ sơ cũ; không tạo BN mới nếu đã có.
• Kiểm tra dữ liệu lịch, công khám và phòng.
• Xác minh lại BHYT tại thời điểm đến.
• Bổ sung trường bắt buộc và Lưu.
• Kiểm tra lịch đã Đã đến và lượt xuất hiện trong danh sách.

14.3. Import hàng loạt

• Dùng đúng mẫu; kiểm tra mã danh mục và định dạng ngày/số.
• Chọn đúng chế độ: hồ sơ, hẹn khám hay tiếp nhận.
• Chọn hợp đồng/yêu cầu/phòng/đối tượng đúng phạm vi.
• Sửa hết dòng đỏ; chọn chỉ dòng hợp lệ.
• Xác nhận số dòng trước khi gửi.
• Đọc kết quả từng dòng, không chỉ thông báo tổng.
• Không gửi lại dòng thành công; retry riêng dòng lỗi.
• Đối chiếu tổng số trên danh sách đích.

14.4. Kết ca/quầy

• Không còn form dở hoặc dữ liệu người bệnh trên màn hình chung.
• Các trường hợp “không rõ đã lưu” đã được tra cứu và chốt.
• Các dòng import lỗi đã được xuất/ghi nhận để xử lý tiếp.
• Các phiếu ký/in lỗi đã được bàn giao kèm mã lượt.
• Các cảnh báo đã xác nhận có lý do và đầu mối chịu trách nhiệm theo quy trình.
• Đăng xuất hoặc khóa màn hình; không để tài khoản cho người khác dùng.

15. Thuật ngữ dùng trong tài liệu

Thuật ngữ	Giải thích dành cho người dùng
Bệnh nhân / Người bệnh	Hồ sơ nhân thân dùng chung; một người có thể có nhiều lượt khám.
Lượt tiếp nhận	Một lần người bệnh được ghi nhận đến cơ sở để khám/điều trị.
Lượt khám	Ngữ cảnh khám gắn với phòng, công khám, STT và các phiếu/dịch vụ.
Hồ sơ bệnh án	Hồ sơ của một lần/đợt khám điều trị, có dữ liệu mang tính thời điểm.
Yêu cầu khám/Công khám	Dịch vụ khám được đăng ký, có thể gắn giá và loại thanh toán.
Phòng khám đăng ký	Phòng người bệnh được xếp để chờ và khám.
Đối tượng người bệnh	Nhóm thanh toán/quyền lợi như viện phí, BHYT, dịch vụ, hợp đồng.
Tuyến	Phân loại tình huống KCB theo BHYT; không đồng nghĩa phòng/khoa.
Mức hưởng	Tỷ lệ quyền lợi bảo hiểm được hệ thống xác định theo dữ liệu hợp lệ.
Lịch hẹn	Bản ghi hẹn cho một người bệnh/người đăng ký tại ngày/giờ/phòng dự kiến.
Lịch bác sĩ	Lịch làm việc của bác sĩ tại phòng và thời gian, không phải lịch một người bệnh.
Khung giờ/Slot	Mẫu các mốc thời gian có thể dùng cho lịch/đặt chỗ khi cơ sở liên kết.
Gói KCB	Tập dịch vụ/định mức được đăng ký và gắn với hồ sơ người bệnh.
CLS	Cận lâm sàng: xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh, thăm dò và dịch vụ liên quan.
Sinh tồn	Cân nặng, chiều cao, nhiệt độ, mạch, huyết áp, SpO₂, nhịp thở…
DrCare	Nguồn/kênh liên thông có thể cung cấp lịch hẹn, dữ liệu khám tại nhà hoặc sinh tồn khi cơ sở đã triển khai.
Import	Nạp dữ liệu hàng loạt từ file mẫu; có thể chỉ tạo hồ sơ, tạo hẹn hoặc tiếp nhận.
Cảnh báo	Thông báo yêu cầu kiểm tra; có thể cho xác nhận tiếp tục theo quyền.
Thông báo chặn	Lỗi không được phép tiếp tục cho đến khi dữ liệu/nghiệp vụ được xử lý.

Nguyên tắc cuối cùngKhi không chắc một lượt đã được tạo, một lịch đã được dùng hay một dòng import đã thành công, hãy tra cứu trạng thái thực tế trước khi thao tác lại. Đây là cách quan trọng nhất để tránh trùng bệnh nhân, trùng lịch và trùng lượt.

HIS 4.0 · H004001 · Hướng dẫn sử dụng người dùng cuối · Bản 1.0 ngày 19/07/2026
Nội dung trình bày theo nghiệp vụ vận hành; chức năng thực tế phụ thuộc phân quyền, danh mục và thiết lập tại từng cơ sở.